Cán bộ Phòng Hành chính, Cơ yếu - CNTT Văn phòng Tỉnh ủy xử lý văn bản cập nhật gửi các đơn vị, địa phương trên hệ thống thông tin của Tỉnh ủy.

Qua thống kê của Văn phòng Tỉnh ủy thì việc tiếp nhận văn bản hằng năm rất lớn. Cụ thể, năm 2015, tổng số công văn đến của khối các ban đảng và các huyện, thành, thị đã lên đến trên 215 nghìn văn bản; trên 143 nghìn công văn, văn bản gửi đi, nhận về. Tuy nhiên, do hệ thống thông tin điều hành tác nghiệp chỉ có thể triển khai tại mạng trong (không kết nối với internet) nên chưa hỗ trợ được nhiều cho công tác chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo mọi lúc, mọi nơi. Đặc biệt, trong giai đoạn hiện nay việc kết nối giữa cấp huyện và cấp xã, giữa cơ quan đảng với cơ quan Nhà nước, MTTQ và các đoàn thể chỉ có thể thực hiện tại mạng ngoài (kết nối với Internet) thì nhu cầu cần có một hệ thống hỗ trợ đối với việc gửi, nhận văn bản giữa cấp và ngành, địa phương trên mạng Internet. Từ thực tế trên, Văn phòng Tỉnh ủy đã xây dựng Dự án Ứng dụng CNTT trong hoạt động của các cơ quan tỉnh giai đoạn 2016-2020”.

Mục tiêu của Dự án là đảm bảo hạ tầng CNTT phục vụ tốt những hoạt động troa đổi, lưu trữ, khai thác thông tin trong các cơ quan đảng trên quy mô toàn tỉnh. Triệt để ứng dụng CNTT trong việc thu thập, xử lý, lưu trữ, phân phối thông tin đối với từng ngành, từng lĩnh vực, hỗ trợ công tác xây dựng và đánh giá việc triển khai các nghị quyết, phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo của các cấp ủy đối với việc phát triển kinh tế-xã hội; phục vụ tốt việc gửi, nhận thư của cán bộ, của các cơ quan đảng phục vụ công tác trao đổi thông tin hai chiều giữa cơ quan đảng với nhân dân trên mạng internet.

Qua tìm hiểu chúng tôi được biết, thông qua thực hiện dự án này, đã bổ sung, thay thế, nâng cấp 100% các trang thiết bị cho cán bộ từ cấp tỉnh tới cấp xã đã bị hỏng hóc, không khắc phục được hoặc lạc hậu tới không còn đáp ứng yêu cầu sử dụng; nâng cấp, sửa chữa hệ thống mạng nội bộ (LAN) tại các ban đảng tỉnh, các huyện, thành, thị, đảng ủy các xã, phường, thị trấn; xây dựng mạng truy cập Internet cho các huyện, thành, thị ủy, 2 đảng ủy khối. Xây dựng trung tâm tích hợp dữ liệu của các cơ quan đảng trong tỉnh tại trụ sở Văn phòng Tỉnh ủy…

Về công nghệ, hệ thống Lotus Domino quản lý người dùng, đảm bảo công tác quản lý, xác thực người dùng hệ thống tập trung và đáp ứng đòi hỏi đồng nhất người dùng chương trình với các dịch vụ thư mục. Đặc biệt mô hình bảo mật cung cấp chuẩn xác nhận và chứng thực cho người dùng, chữ ký điện tử, khả năng kiểm soát truy cập linh hoạt và mã hóa dữ liệu, giúp ngăn chặn những truy cập không được phép vào hệ thống mạng. Hệ thống thông tin điều hành tác nghiệp và gửi nhận văn bản trên Internet được cài đặt trên tên miền vanban.ThaiNguyen.DCS.VN trên máy chủ do cơ quan Tỉnh ủy quản lý. Phần mềm cho phép cập nhật các trường quản lý văn bản (metadata) và file đính kèm (file toàn văn và các phụ lục có dạng .pdf và .doc hoặc các bảng, biểu định dạng .xls) trước khi từ một cấp nào đó đến cấp liền kề hoặc ngang hàng.

Phần mềm cho phép khai báo tài khoản, mật khẩu truy cập và lập sẵn địa chỉ gửi, nhận văn bản đến các cơ quan từ Tỉnh ủy, các ban đảng, các huyện, thành, thị, các đảng ủy HĐND, UBND các xã, phường, thị trấn, các phòng, ban chuyên môn cấp huyện, sở, ngành cấp tỉnh. Mỗi cơ quan có nhiều người có quyền nhận, gửi văn bản. Mỗi người nhận, gửi sẽ chỉ thấy địa chỉ những người nhận.

Chỉ nhìn con số thống kê dưới đây sẽ thấy khối lượng công việc mà Văn phòng Tỉnh ủy thực hiện năm 2018 là rất lớn; đã tiếp nhận 10.761 văn bản đến, phát hành 2.605 văn bản đi, đảm bảo chế độ mật. Với khối lượng công việc lớn như trên nếu không tích cực ứng dụng CNTT thì hiệu quả công tác sẽ không cao.

Đánh giá về hiệu quả của việc đẩy mạnh cải cách hành chính thông qua việc ứng dụng CNTT nâng cao chất lượng công tác tham mưu, đồng chí Trần Thị Linh, Trưởng Phòng Hành chính - Cơ yếu - CNTT Văn phòng Tỉnh ủy khẳng định: “Tất cả các văn bản lãnh đạo, chỉ đạo, kế hoạch, báo cáo ở chế độ không mật đều được gửi trên hệ thống thông tin của Văn phòng Tỉnh ủy. Việc áp dụng chữ ký số đảm bảo tính xác thực của văn bản. Hệ thống thông tin quản lý văn bản điều hành tác nghiệp của Tỉnh ủy trên mạng internet đã kết nối liên thông với các sở, ban, ngành, đoàn thể và các đơn vị trực thuộc trong việc trao đổi thông tin, gửi nhận văn bản và giải quyết công việc một cách nhanh chóng, thuận tiện góp phần tiết kiệm chi phí và từng bước nâng cao hiệu quả công tác cải cách hành chính trong Đảng.

Hiện nay, tất cả các tài liệu, báo cáo của Tỉnh ủy đều được gửi đến các đồng chí lãnh đạo tỉnh, các đơn vị liên quan trước khi diễn ra hội nghị để xem xét, nghiên cứu trước. Khi văn bản được cập nhật trên hệ thống thông tin, thì tin nhắn điện tử báo nội dung gửi văn bản cũng đồng thời được gửi đến số điện thoại của các đại biểu được gửi tài liệu. Chỉ có những tài liệu mật, tuyệt mật mới được photocopy gửi cho đại biểu trực tiếp tại hội nghị. Với yêu cầu ngày càng cao của thường trực cấp ủy hiện nay, ngoài những cuộc họp theo chương trình, kế hoạch được xây dựng trước, với những cuộc họp đột xuất thì việc gửi văn bản trên hệ thống thông tin đã tiết kiệm được thời gian, văn phòng phẩm, đảm bảo nhanh chóng, kịp thời, thuận tiện. Đặc biệt, phần mềm này có phân quyền rõ cho người dùng, đảm bảo việc gửi, nhận văn điều hành của Tỉnh ủy an toàn, bí mật thông tin tài liệu theo quy định

Việc triển khai thực hiện tốt công tác ứng dụng CNTT vào công tác chuyên môn của Văn phòng Tỉnh ủy thời gian qua đã đã kết nối liên thông với các sở, ban, ngành, đoàn thể và các đơn vị trực thuộc trong việc trao đổi thông tin, gửi nhận văn bản và giải quyết công việc một cách nhanh chóng, thuận tiện góp phần tiết kiệm chi phí và từng bước nâng cao hiệu quả công tác cải cách hành chính trong Đảng.